E-Mail Knigge – Wie e-maile ich richtig

E-Mail Knigge

Jeden Tag e-mailen wir, privat oder geschäftlich. Das Medium E-Mail ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Diese Tatsache brachte allerdings nicht nur Positives mit sich. Grundregeln, die wir beim üblichen Briefschreiben berücksichtigen, gingen teilweise verloren.

Autorin: Nadja Sidler. Marketing und Verkauf

E-Mail - unser täglicher Begleiter

Gerade im geschäftlichen Umfeld darf der "E-Mail-Knigge" 1) nicht unbeachtet bleiben. Das Pingpongspiel vom Hin- und Hermailen verleitet zu Unachtsamkeit. Fehler schleichen sich ein oder was unter Umständen noch weitaus unangenehmer ist, eine E-Mail wird an den falschen Empfänger verschickt. Beachten Sie deshalb bei dieser Kommunikationsform einige wichtige Dinge.

Damit Sie von Ihrem Gegenüber ernst genommen werden und Ihre E-Mail auch eine gewisse Qualitätsauszeichnung ist, sollte Ihre E-Mail immer einen nachvollziehbaren Betreff haben und mit einer Anrede versehen sein.
Doch was heisst heute persönliche Anrede? In der E-Mail wird oft die Kurzversion «Guten Tag» oder «Grüezi» verwendet. Kaum einer schreibt noch «Sehr geehrter», wie es in einem Brief üblich ist. Hier kommt es drauf an, wer der E-Mail-Empfänger ist. Bei Kunden ist ein «Sehr geehrter» nach wie vor angebracht.

Der Rechtschreibung ist beim E-Mailen ein hoher Stellenwert anzurechnen. Dies beinhaltet auch die Gross-/Kleinschreibung. Verzichten Sie bei geschäftlichen E-Mails möglichst auf Abkürzungen und schreiben Sie für jedermann verständlich.

An einer formgerechten Verabschiedung darf es auch nicht fehlen und eine Signatur mit Ihren Kontaktangaben ist ein absolutes Muss. Im normalen Briefverkehr übernimmt diese Aufgabe das Briefpapier. Bei den meisten E-Mail-Programmen lässt sich eine Vorlage für die Signatur bereits abspeichern. Diese muss mindestens den Namen, die Postanschrift, Telefon- und/oder Faxnummer. E-Mail-Adresse und falls vorhanden die Homepage beinhalten.

Inhalt - kurz und knackig

Achten Sie beim Inhalt darauf, dass das Wichtigste immer am Anfang der E-Mail steht und nicht erst im Anhang. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger versteht, um was es geht und wie er nun reagieren soll.

Was Attachements betrifft, denken Sie daran, ab zirka 500 KB die Datenmenge zu komprimieren. Der Empfänger wird Ihnen dankbar sein, wenn Sie seinen Posteingang schonen. Bei Personen, die Sie nicht persönlich kennen, ist es sogar empfehlenswert, vorher anzufragen, ob die Daten wirklich erwünscht sind. Erwähnen Sie im Text immer, um was es sich beim Attachement handelt. Heutzutage macht niemand mehr gerne Wundertüten auf.

Bedenken Sie beim Inhalt, dass Sie nie etwas schreiben, was Sie auch nicht in der Öffentlichkeit sagen würden. E-Mails sind schnell an die falsche Person weitergeleitet oder werden von Dritten eingesehen. Die Folgen können gravierend sein.

Machen Sie keine vertraulichen Mitteilungen per E-Mail, solche Inhalte sollten nur per Post oder persönlich übermittelt werden. Vorsicht ist auch bei Daten wie Kreditkartennummer, etc. geboten.

Smilies = Privatsache

Sogenannte Emoticons werden gerne zur Unterstreichung von einer Aussage genutzt. Sie verdeutlichen die Gefühls-Lage des Schreibers. Im Geschäftsbereich sollte dies allerdings vermieden werden. Oder wie würden Sie reagieren, wenn Sie eine Offerte erhalten und dahinter steht: Gerne würden wir diesen Auftrag für Sie ausführen!

Zur Erinnerung - die 10 wichtigsten E-Mail-Knigge-Regeln

  • Aussagekräftiger Betreff
  • Anrede nicht vergessen
  • Rechtschreibung auch bei E-Mails berücksichtigen
  • Wichtigste Mitteilung zuerst und nicht erst im Attachement
  • Inhalt des Attachements in der E-Mail erwähnen
  • Inhalt kurz und verständlich
  • Bandwurm-E-Mails vermeiden
  • Signatur nicht vergessen
  • Keine vertraulichen Daten per E-Mail weiterleiten
  • Prüfen, wer diese E-Mail effektiv erhalten sol

Definition von Knigge:

Ratschläge für gesellschaftlich korrektes Verhalten in bestimmten Situationen (nach dem Buch des deutschen Schriftstellers A. Freiherr von Knigge „Über den Umgang mit Menschen“)


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